売れる営業マンのビジネスメールはここが違う！トップセールスの文章公開！

実は先日、先方とメールで打ち合わせした内容が食い違ってしまったことで、上司やクライアントに迷惑をかけてしまったことがありました。それ以来、売れる営業マンになるためには、メールにおけるコミュニケーション能力を磨くことが大切なのではないかと感じています。

コロナ禍の影響で、在宅ワークに切り替える企業が増えましたね。それと同時に、クライアントとメールでコミュニケーションを図る機会が増え、メールコミュニケーションについて悩んでいる方もいるようです。

そうですね。メールの最大のデメリットは、「言葉選びが難しい」という点でしょう。言葉を一つ選び間違えただけで相手に不快な気持ちを与えてしまうというリスクもありますしね。

電話で話すと一瞬で終わるような話であっても、メールで何回もやり取りを重ねているうちに複雑化する場合もあります。

確かに、メールで相手に催促する際には、いつも以上に言葉を選ぶ必要がありますね。また、ビジネスメールには、「相手がきちんと目を通しているのかわからない」というデメリットもあります。

多くのクライアントとやり取りをしている方の場合、メールが次から次に送られてくるので、優先度が低いと判断された場合、せっかく送信したメールも埋もれてしまいかねません。

メールでのコミュニケーションが一方的になると、そういった事態も起きてしまいがちです。これまで、ビジネスメールのデメリットについて述べてきましたが、ビジネスメールにもきちんとメリットはあります。

まず、1つ目のメリットは「相手の時間を拘束しない」ということでしょう。電話だと、こちらのタイミングで電話をかけますが、メールだと相手が好きな時間にチェックできるので、時間を拘束することはありません。

「このくらいの内容はメールでもいいかな」と判断できるか、そうでないかは営業マンのスキルともいえますが、急ぎでない場合はメールで送信すると相手への配慮が伝わりやすくなります。

そうですね。もちろん、電話で直接話したほうがいい内容と、メールでも十分に伝わる内容と選別する必要はありますが、必ずしも電話で伝えることが丁寧な印象を与えるとは限りません。

そして、ビジネスメールには「伝達ミスを解消できる」というメリットもあります。

メールは顔が見えないからこそ、内容によっては相手にネガティブな印象を与えてしまいます。売れる営業マンになるためにも、相手に好印象を与えるための基本については押さえておきましょう。

ところで、クライアントにメールを送る際、どのような点に注意していますか？

その工夫は素晴らしいです！そうすることで、ビジネスメールのデメリットである「他のメールに埋もれる」という事態を避けられます。

しかも、受け取った側が今開封すべきか、後でのチェックでも構わないか瞬時に判断できるので、相手に対する配慮とも受け取れますね。また、「相手の名前」を件名に書くことで、他の自動メールと区別ができて開封率もあがります。

また、ダラダラと長文で書くのではなく、見出しや箇条書きを使うと、受け取った相手が読みやすくなります。

この方法は「PREP法」と呼ばれますが、

1．POINT（結論）
2．REASON（理由）
3．EXAMPLE（具体例）
4．POINT（まとめ）

この順番で伝えると、相手に内容が伝わりやすくなります。重要な項目については、文字色を赤や青に変えると、さらに見やすくなります。

はい。それはビジネスメールにおいて、とても重要な要素だと思います。特に、ここ数年、メールでやり取りする機会が増えたからこそ、見やすく、直感的に理解できる内容にすると、好印象を与えられます。

もちろん、レイアウトだけではなく、敬語の使い方も重要です。送信前に、くどい言い方になっていないか、二重敬語になっていないかを確認してから送るようにしましょう。

敬語が使えない営業マンは、相手の信頼獲得も難しくなるので、業績を伸ばしたいのであれば、敬語の使いかたも覚えることが大切です！

トップセールスはメール文章が違います。よくあるシチュエーションに分けてご紹介します。まず、普通の営業マンの文章をご紹介します。

売れる営業マンの要素として、「メールコミュニケーション能力が高い」ことが挙げられます。

そうですよね。句読点の使い方によって、相手の受け取り方が変わるのは事実です。読点が多すぎると、見下しているという印象を与え、「！」を多用すると、「フランクすぎる」印象を与えるので、使いすぎには注意が必要です。

メールコミュニケーションを高めるには、

・ネガティブな内容を送る場合は相手を肯定する文章からスタートする
・「TO」「CC」「BCC」を使い分ける
・強調するワードの多用を避ける

この3つのコツを意識することが大切です。

冒頭でお話があった未払いに関する連絡についても、「お世話になっております。お支払いの件ですが…」と、いきなり主題に触れると、相手に悪印象を与えてしまいます。相手がメールを読んで不快な気持ちにならないように、まずは相手に感謝の気持ちを伝えましょう。

「いつも◯◯様にはご配慮いただき、ありがとうございます。」という一言をメールの冒頭に入れるだけで、クライアントはその後の内容も読みやすくなりますよね。

それが「いつもお世話になっております。ところで」と、いきなり本題に入るような内容だったら、「なんかきついこと言われるのかな…」と思い、苦手意識が生まれるかもしれません。

メールは相手の顔が見えないからこそ、相手への日頃の感謝を伝えてから、本題に入ったほうがいいですね。ネガティブな内容ならなおのこと。

それと、「TO」「CC」「BCC」の使い分けも重要です。今更ですが、それぞれの違いについて理解していますか？
「TO」は送信先本人にしか見えないですが、「CC」で送ると共有した相手もそのメールの内容を見ることができます。「BCC」に関しては、送信者以外にはわからない仕組みになっています。

基本的に、社内の担当者、そして関与しているクライアント、どちらにも情報は共有したほうがいいのですが、ネガティブな内容に関して共有すると、先方のクライアントが恥をかく場合があります。特に、催促に関する内容については「TO」で送るほうが賢明でしょう。

あと、強調するワードの多用を避けることもメールコミュニケーションでは重要です。「非常に」「とても」などのワードを多用していませんか？

「非常に」というワードは緊急性がある内容、切羽詰まった内容で使うようにしないと、教養がないように思われます。

メールコミュニケーションにおいて意思疎通がうまくいかないことは非常に痛手となってしまいます。急ぎの要件に関しては電話で連絡しましょう。

メールは受け取る相手が好きな時間に見れるというメリットがある反面、相手が重要度が低いと認識するリスクがあるからです。そのため、重要な案件であっても、メールで送ると、重要性が低いと認識される可能性が高くなります。

それに対し、電話で伝えると、重要性が高まり、相手にも緊急度が伝わりやすくなります。

重要度の認識ができないと、売れる営業マンにはなれませんよね。状況に応じて、ビジネスメールと電話の使い分けが重要になります。

メール1通でも相手に与える印象は変わります。コロナ禍で対面式の営業が減ったからこそ、メールでのスキルが光ります。

「依頼してよかった！」と思ってもらえるようなコミュニケーションを築くためには、受け取った相手が理解しやすいだけではなく、重要度が高いと認識しやすい内容にすることが大切です。