売れる営業マンのビジネスメールはここが違う!メールコミュニケーションのコツ

 

実は先日、先方とメールで打ち合わせした内容が食い違ってしまったことで、上司やクライアントに迷惑をかけてしまったことがありました。それ以来、売れる営業マンになるためには、メールにおけるコミュニケーション能力を磨くことが大切なのではないかと感じています。

 

あなたはメールでのコミュニケーションの取り方が分からず悩んでいるはずです。

 

お互いに顔が見えないからこそ、間違いたくないメールにおけるコミュニケーション。ぜひ、売れる営業マンになるためにもビジネスメールのノウハウについて教えてください!

 

 

加賀田

 

私は、営業がニガテの人も、最新の購買心理学に基づく営業台本(トークスクリプト)自然にお客様の「欲しい!」を引き出し成約率80%!

 

『営業は台本が9割(きずな出版)』著者
アマゾン新着ランキング一位、紀伊國屋 大手町店 総合・ビジネスランキング一位、紀伊國屋 梅田本店 ビジネスランキング一位 、第八刷増刷(2022年2月現在)

 

営業は台本が9割

 

営業教育日本一 ミリオンセールスアカデミー®主宰

台本営業®コンサルタント加賀田裕之です。

 

 

この記事では、

  • ビジネスメールのメリット・デメリット
  • ビジネスメールで好印象を与えるための基本
  • メールコミュニケーション能力を高めるコツ
  • 状況に応じてビジネスメールと電話の使い分けが必要

についてお伝えします。

 

「ビジネスメールだと素っ気なくなってしまいがち」「メールだと自分が伝えたいことがうまくまとまらない」と悩んでいるあなたは、営業マンとしてのビジネスメールスキルを学び、営業成績を伸ばしましょう!

 

パソコンで作業するビジネスマン

 

 

1. ビジネスメールのメリット・デメリット

加賀田

 

コロナ禍の影響で、在宅ワークに切り替える企業が増えましたね。それと同時に、クライアントとメールでコミュニケーションを図る機会が増え、メールコミュニケーションについて悩んでいる方もいるようです。

 

 

 

はい。まさに私もそのうちの1人です。メールだと、相手の表情が一切見えないことはもちろんのこと、自分の表情も相手に伝わらないので、言葉選びに苦戦しています。電話や対面で話せば簡単に済むことも、メールだと複雑な内容になってしまいがちと言いますか…。

 

 

加賀田

 

そうですね。メールの最大のデメリットは、「言葉選びが難しい」という点でしょう。言葉を一つ選び間違えただけで相手に不快な気持ちを与えてしまうというリスクもありますしね。

電話で話すと一瞬で終わるような話であっても、メールで何回もやり取りを重ねているうちに複雑化する場合もあります。

 

 

 

そうなんです。先日クライアントに不愉快な思いをさせてしまって…。クライアントに請求書の未払い分を請求する際、電話では言いづらかったので、「請求書の未払い分があります」といった趣旨のメールを送信したんです。

 

そしたら、上司に直接クレームが入ったらしくて…。「先方が請求した分を支払っていないことはよくないことだが、企業同士の付き合いに影響してくる。言い方には十分に気をつけてほしい」と注意されました。

 

 

加賀田

 

確かに、メールで相手に催促する際には、いつも以上に言葉を選ぶ必要がありますね。また、ビジネスメールには、「相手がきちんと目を通しているのかわからない」というデメリットもあります。

 

多くのクライアントとやり取りをしている方の場合、メールが次から次に送られてくるので、優先度が低いと判断された場合、せっかく送信したメールも埋もれてしまいかねません。

 

 

 

そうですね。そういえば、そういったことも先日経験しました。クライアントに次回のオンラインミーティングの日程をメールで送信したのですが、どうやら先方は見落としていたようで、上司や同僚たちもパソコンの画面の前でスタンバイしてくれていたのに、結局その日はミーティングができませんでした。

 

 

加賀田

 

メールでのコミュニケーションが一方的になると、そういった事態も起きてしまいがちです。これまで、ビジネスメールのデメリットについて述べてきましたが、ビジネスメールにもきちんとメリットはあります。

 

まず、1つ目のメリットは「相手の時間を拘束しない」ということでしょう。電話だと、こちらのタイミングで電話をかけますが、メールだと相手が好きな時間にチェックできるので、時間を拘束することはありません。

 

「このくらいの内容はメールでもいいかな」と判断できるか、そうでないかは営業マンのスキルともいえますが、急ぎでない場合はメールで送信すると相手への配慮が伝わりやすくなります。

 

 

 

 

 

電話のほうが丁寧なのかと思っていました。電話ではなくあえてメールにすることで配慮が伝わりやすくなる場合もあるのですね。

 

 

加賀田

 

そうですね。もちろん、電話で直接話したほうがいい内容と、メールでも十分に伝わる内容と選別する必要はありますが、必ずしも電話で伝えることが丁寧な印象を与えるとは限りません。

そして、ビジネスメールには「伝達ミスを解消できる」というメリットもあります。

 

 

 

伝達ミスの解消ですか?

 

 

加賀田

 

営業マンにとってもっとも避けたいのが「言った」「言ってない」という伝達ミスでしょう。クライアントが購入の意思を示したと思っていたのに「購入するなんて言っていない」と言われてしまうと、営業成績にも響きますよね。

 

メールで購入の意思・納期・納品までの進捗状況・納品完了という一連の流れが追えれば、伝達ミスが避けられると同時に、クライアントとの信頼関係喪失といった事態も避けられます。

 

信頼関係を築くのは、ビジネスコミュニケーションにおいてとても重要ですからね。ビジネスメールは信頼関係喪失を避けるためにも有効なんです。

 

 

 

なるほど!確かにそうですね!今後は、慎重に進めるべき案件こそ、メールでやり取りするようにします。

 

 

 

2. ビジネスメールで好印象を与えるための基本

加賀田

 

メールは顔が見えないからこそ、内容によっては相手にネガティブな印象を与えてしまいます。売れる営業マンになるためにも、相手に好印象を与えるための基本については押さえておきましょう。

 

ところで、クライアントにメールを送る際、どのような点に注意していますか?

 

 

 

「メールを送る際に注意していること」ですか?そうですね…重要性が高い内容の場合は、重要度が高いことが相手に伝わるよう、タイトルを工夫しています。「【重要】」という文言をタイトルの頭に付けていますね。

 

 

加賀田

 

その工夫は素晴らしいです!そうすることで、ビジネスメールのデメリットである「他のメールに埋もれる」という事態を避けられます。

 

しかも、受け取った側が今開封すべきか、後でのチェックでも構わないか瞬時に判断できるので、相手に対する配慮とも受け取れますね。

 

 

また、ダラダラと長文で書くのではなく、見出しや箇条書きを使うと、受け取った相手が読みやすくなります。

 

 

 

見出しや箇条書きといいますと?

 

 

加賀田

 

この方法は「PREP法」と呼ばれますが、

 

1.POINT(結論)
2.REASON(理由)
3.EXAMPLE(具体例)
4.POINT(まとめ)

 

この順番で伝えると、相手に内容が伝わりやすくなります。重要な項目については、文字色を赤や青に変えると、さらに見やすくなります。

 

 

 

メールを受け取る側がパッと見てわかる内容にすることが重要なのですね。

 

 

加賀田

 

はい。それはビジネスメールにおいて、とても重要な要素だと思います。特に、ここ数年、メールでやり取りする機会が増えたからこそ、見やすく、直感的に理解できる内容にすると、好印象を与えられます。

 

もちろん、レイアウトだけではなく、敬語の使い方も重要です。送信前に、くどい言い方になっていないか、二重敬語になっていないかを確認してから送るようにしましょう

 

敬語が使えない営業マンは、相手の信頼獲得も難しくなるので、業績を伸ばしたいのであれば、敬語の使いかたも覚えることが大切です!

 

 

 

敬語の使い方も難しいですよね。「丁寧語」と「尊敬語」の違いが理解できずに、混同することがあります。

 

 

加賀田

 

「丁寧語」と「尊敬語」は混同されがちですが、実は全く異なります。
「この資料見ましたか?」は丁寧語「こちらの資料をご覧になりましたか?」は尊敬語です。丁寧語のほうが少しフランクですね。

 

長い付き合いがある親しいクライアントには丁寧語でも構わないかと思いますが、基本は尊敬語を使うようにしましょう。そうすることで、「言葉選びが難しい」というビジネスメールのデメリットを解消できます。

 

 

 

3. シチュエーション別の営業メールの例文

加賀田

 

すぐに使える具体的な営業メールの文例を、よくあるシチュエーションに分けてご紹介します。

 

 

アポイントメール

 

件名:メールシステムに関するご提案【株式会社〇〇 〇〇 (自分の氏名)】

 

本文:

株式会社◯◯

■■様

 

突然のご連絡にて、失礼いたします。

株式会社△△で□□という商品を担当しております、▲▲と申します。

 

この度、貴社のウェブサイトを拝見し、貴社の●●事業において弊社の商品がお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。

 

弊社が提供するメールシステムは、IT業界のお客様を中心に、これまでに×件ご導入いただいており、課題解決に役立てていただいた実績がございます。

 

つきましては、是非、直接ご説明の機会を頂戴いただけないでしょうか。

当日は、製品や導入事例のご紹介、具体的な活用イメージなどをお伝えできればと考えております。

 

下記日時のご都合はいかがでしょうか?

----------------

・◯月×日(□) △時

・◯月×日(□) △時

・◯月×日(□) △時

----------------

 

ご説明は1時間程度を予定しております。

 

突然の不躾なご連絡で大変申し訳ありませんが、ご検討いただけますと幸いです。

 

――――――――――――――――――――――――――――――
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯課
主任 ◯◯ ◯◯
〒000-0000 東京都◯◯◯◯
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
Mail:××××××××@×××.×××
URL:https://×××××××××.×××
――――――――――――――――――――――――――――――

 
 

既存顧客への営業メール

 

件名:新サービス「〇〇」開始のご案内【株式会社〇〇 〇〇 (自分の氏名)】

 

本文

株式会社〇〇

■■様

 

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の▲▲です。

先日の■■の件では、お電話のお時間をいただき、誠にありがとうございました。

 

この度、当社の「〇〇」という新サービスを提供開始いたしましたので、ご連絡を差し上げた次第です。

 

貴社の〇〇事業が目指す〇〇という目標達成について、お力添えが叶うかと思います。

 

無料トライアルもご用意しておりますので、ぜひご利用いただき、もしご活用の場があるようでしたら、詳しい導入のご案内をさせていただきます。

 

お申し込みは、下記のURLからご確認ください。

URL:xxxxx.com

 

また、PDFにてサービスの詳しい資料を添付いたします。

ご不明点等がございましたら、

下記の連絡先までお気軽にお問い合わせください。

xxxxx@xxxx.com

 

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

 

――――――――――――――――――――――――――――――
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯課
主任 ◯◯ ◯◯
〒000-0000 東京都◯◯◯◯
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
Mail:××××××××@×××.×××
URL:https://×××××××××.×××
――――――――――――――――――――――――――――――

 
 

リマインドメール

 

件名:〇〇日のミーティングの件について【株式会社〇〇 〇〇(自分の氏名)】

 

本文

株式会社〇〇

■■様

 

いつも大変お世話になっております。

 

株式会社△△の▲▲です。

お忙しい中失礼いたします。

 

先日お電話でお話させて頂きました打ち合わせにつきまして、お約束の日時が近づいて参りましたので、改めてご案内申し上げます。

 

日時:△月△日

場所:〇〇株式会社様 A会議室

 

当日は何卒、よろしくお願い申し上げます。

 

――――――――――――――――――――――――――――――
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯課
主任 ◯◯ ◯◯
〒000-0000 東京都◯◯◯◯
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
Mail:××××××××@×××.×××
URL:https://×××××××××.×××
――――――――――――――――――――――――――――――

 

 

フォローメール

件名:本日の打ち合わせありがとうございました【株式会社〇〇 〇〇(自分の氏名)】

 

本文
株式会社〇〇
■■様

 

いつも大変お世話になっております。
本日貴社にお伺いした、株式会社△△の▲▲です

 

本日はお忙しいところ、打ち合わせのお時間を頂戴しありがとうございました。
貴社の現状や課題についてお聞かせいただき、心から感謝申し上げます。

 

当社の製品が貴社の課題解決のお力になれることをお伝えいたしましたが、

疑問や要望などがございましたらぜひお気軽にご相談ください。

 

本日お伺いして、貴社のお力になりたい思いをさらに強くしております。
ますます精進してまいりますので、今後とも何卒よろしくお願いいたします。

 

――――――――――――――――――――――――――――――
株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯課
主任 ◯◯ ◯◯
〒000-0000 東京都◯◯◯◯
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
Mail:××××××××@×××.×××
URL:https://×××××××××.×××
――――――――――――――――――――――――――――――

 

 

なるほど、とても参考になりますね!

 

4. 売れる営業マンになるために!メールコミュニケーション能力を高めるコツ

メールコミュニケーション

加賀田

 

売れる営業マンの要素として、「メールコミュニケーション能力が高い」ことが挙げられます。

 

 

 

メールコミュニケーション能力を高めるには、どのようなことを心掛けるといいのでしょうか?

 

同僚ともよく話すのですが、「!(ビックリマーク)」の使い方一つで、相手に与える印象が変わってきますので、句読点の使い方すら迷うときがあります。

 

 

加賀田

 

そうですよね。句読点の使い方によって、相手の受け取り方が変わるのは事実です。読点が多すぎると、見下しているという印象を与え、「!」を多用すると、「フランクすぎる」印象を与えるので、使いすぎには注意が必要です。

 

 

 

そこまで考えていなかったです。そういう風に捉えらえるケースもあるのですね。教えていただき、ありがとうございます。

 

 

加賀田

 

メールコミュニケーションを高めるには、

 

・ネガティブな内容を送る場合は相手を肯定する文章からスタートする
「TO」「CC」「BCC」を使い分ける
・強調するワードの多用を避ける

 

この3つのコツを意識することが大切です。

 

 

冒頭でお話があった未払いに関する連絡についても、「お世話になっております。お支払いの件ですが…」と、いきなり主題に触れると、相手に悪印象を与えてしまいます。相手がメールを読んで不快な気持ちにならないように、まずは相手に感謝の気持ちを伝えましょう。

 

 

相手に感謝の気持ちを伝えるとは?

 

 

加賀田

 

「いつも◯◯様にはご配慮いただき、ありがとうございます。」という一言をメールの冒頭に入れるだけで、クライアントはその後の内容も読みやすくなりますよね。

それが「いつもお世話になっております。ところで」と、いきなり本題に入るような内容だったら、「なんかきついこと言われるのかな…」と思い、苦手意識が生まれるかもしれません。

 

 

 

確かに。私でもそう思いますね。クライアントがいきなり本題に入ったら、ちょっと警戒してしまいます。

 

 

加賀田

 

メールは相手の顔が見えないからこそ、相手への日頃の感謝を伝えてから、本題に入ったほうがいいですね。ネガティブな内容ならなおのこと。

 

 

 

先日、ネガティブな内容から入ってしまったから、直接上司にクレームが入ったのかもしれませんね…。

 

 

加賀田

 

それと、「TO」「CC」「BCC」の使い分けも重要です。今更ですが、それぞれの違いについて理解していますか?
「TO」は送信先本人にしか見えないですが、「CC」で送ると共有した相手もそのメールの内容を見ることができます。「BCC」に関しては、送信者以外にはわからない仕組みになっています。

 

 

基本的に、社内の担当者、そして関与しているクライアント、どちらにも情報は共有したほうがいいのですが、ネガティブな内容に関して共有すると、先方のクライアントが恥をかく場合があります。特に、催促に関する内容については「TO」で送るほうが賢明でしょう。

 

 

 

確かに、どういった内容でも「CC」で共有していましたが、以後気をつけるようにします。

 

 

加賀田

 

あと、強調するワードの多用を避けることもメールコミュニケーションでは重要です。「非常に」「とても」などのワードを多用していませんか?

 

 

 

言われてみれば「非常に申し訳ないのですが」など、ふとした瞬間に使ってしまっていますね。

 

 

加賀田

 

「非常に」というワードは緊急性がある内容、切羽詰まった内容で使うようにしないと、教養がないように思われます。

 

 

5. 状況に応じてビジネスメールと電話の使い分けが必要

メール、電話でのコミュニケーション

加賀田

 

メールコミュニケーションにおいて意思疎通がうまくいかないことは非常に痛手となってしまいます。急ぎの要件に関しては電話で連絡しましょう。

 

 

 

それはなぜですか?

 

 

加賀田

 

メールは受け取る相手が好きな時間に見れるというメリットがある反面、相手が重要度が低いと認識するリスクがあるからです。そのため、重要な案件であっても、メールで送ると、重要性が低いと認識される可能性が高くなります。

 

それに対し、電話で伝えると、重要性が高まり、相手にも緊急度が伝わりやすくなります。

 

 

 

確かに、メールと電話では重要度は異なりますね。

 

 

加賀田

 

重要度の認識ができないと、売れる営業マンにはなれませんよね。状況に応じて、ビジネスメールと電話の使い分けが重要になります。

 

 

電話をするビジネスマン

 

6. ビジネスメールでクライアントの心を掴もう!:まとめ

加賀田

 

メール1通でも相手に与える印象は変わります。コロナ禍で対面式の営業が減ったからこそ、メールでのスキルが光ります。

 

「依頼してよかった!」と思ってもらえるようなコミュニケーションを築くためには、受け取った相手が理解しやすいだけではなく、重要度が高いと認識しやすい内容にすることが大切です。

 

 

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