プライベートだけでなく仕事でもコミュニケーションをうまくとることは重要だとわかっていますが、どのようにコミュニケーション能力を鍛えたらいいのか頭を悩ませています。
仕事ができる方は、コミュニケーションにも長けているように思います。コミュニケーション能力は鍛えることができるのでしょうか？
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本記事では、
・コミュニケーション能力とは意思の疎通をスムーズに行うためのスキル
・コミュニケーションの鉄則と考え方
・コミュニケーション能力の4つの力
・コミュニケーション能力を鍛える方法
をお伝えします。
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目次
コミュニケーション能力とは意思の疎通をスムーズに行うためのスキル
コミュニケーション能力は、意思の負担なく伝達したいと考える方のために必要なスキルで、ビジネスや日常生活において重要な要素です。
それにも関わらず、多くの人々がコミュニケーションに苦手意識を持っています。
コミュニケーション能力は、伝えるスキルが重要視されがちですが、受け手との共有や理解も重要です。多くの方が意識する「うまく伝えるスキル」は、一方的な情報伝達で、これだけではコミュニケーション能力があるとはいえません。
コミュニケーション能力とは、「対人間での情報共有や意思の疎通ができる」ことをさします。つまり、双方向のコミュニケーションとはどのようなものかを知り実践することが、コミュニケーション能力を向上することにつながるのです。
双方向のコミュニケーションを促進するためには、聴く力も重要です。相手の意見やフィードバックに対して受け入れられた姿勢を持ち、受け入れることでコミュニケーションの質を向上させることができます。
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コミュニケーションの考え方
コミュニケーション能力を鍛えるためには、コミュニケーションの考え方と方法について知っておくことが重要です。
コミュニケーションには、言葉を使った「言語的コミュニケーション」と顔の表情や身振り手振りなどを使った「非言語的コミュニケーション」の大きく分けて2つの方法があります。
言語のコミュニケーションは、言葉を使って情報や意図を伝える方法です。 一方、非言語のコミュニケーションは、表情や声のトーンなど相手に安心感を与えるために活用されます。
コミュニケーションは双方向の情報共有と意思の疎通が必要であるため、相手が心を開くような態度や表情を見せることがカギとなるのです。また、相手の意見や感情に対して尊重を示すことが重要です。
人は自分の意見を否定されると不快な気持ちになるため、相手も同じように感じる可能性があります。相手が自分の言葉に耳を傾け、受け入れてくれる場合、自分の考えを伝えやすくなります。
コミュニケーション能力は、誰でも磨けるスキルですコミュニケーション能力の向上には、日常的な練習と学習が必要です。
コミュニケーション能力を鍛えることで、人間関係や仕事の成果に大きな可能性も見えてきます。
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コミュニケーション能力の4つの力
コミュニケーション能力には、4つの力が必要です。先ほども少し出てきましたが、言語的コミュニケーションと非言語的コミュニケーションの2つの方法を活用した力になります。
・自分の言いたいことを「伝える力」
・相手の言葉を「聴く力」
・非言語を「伝える力」
・非言語を「読み解く力」
コミュニケーション能力は、上記にあげた4つの要素の組み合わせを場に合わせて使い分けることも重要です。4つの力がどのようなものなのかを理解し、コミュニケーションの場で活用することで、コミュニケーション能力を鍛えることも期待できます。
まずは、それぞれの力について理解していきましょう。
自分の言いたいことを「伝える力」
自分の意図を言葉で相手に伝えるには、考えを整理し相手に理解できる言葉を選び伝えたいことをまとめる必要があります。選ぶ言葉やまとめ方は、相手の思考や性格、相手との関係性も考慮しなければなりません。
伝えたいことを相手に合わせてまとめるためには、論理的思考である論理シンキングの活用がおすすめです。ロジカルシンキングとも言われている論理的思考を活用することで、考えを整理することはもちろんシンプルに相手が理解できる言葉やまとめ方ができます。
論理的思考を上手く活用するための練習方法として、適しているのがTwitterです。
通常のTwitterは140文字という文字数の制限の中で文字数を意識して伝えたいことを組み立てることが必須となります。つまり、Twitterでこちらが伝えたいことをまとめ、言葉を選択し発信する練習をすることで、伝えたいことを140文字以内に要約することを練習することがでます。また、「いいね」や「リツイート」などユーザーの反応で文章の内容が伝わったのかを確認することもできるのです。
相手の言葉を「聴く力」
コミュニケーション能力を鍛えるには、伝える力だけでなく聴く力も鍛えることが重要です。一方的に伝えるだけでは、コミュニケーションが成立しません。
相手が伝えようと一方的に話すと、自分が発言する機会がなくなります。これは、コミュニケーションを取っているとはいえない状況です。コミュニケーションは相互に行われ、はじめてコミュニケーションが成立します。
では、相手が話を聞いているときはどのように対応したらいいのでしょうか？オーソドックスな対応は話に合わせて頷くことです。頷くことで相手は、「自分の話が聞こえている」と感じます。
ただし、話の内容によっては相手の話の内容が理解できない場合があります。そのような時に「話の腰を折っては失礼」「聞き返すことができない」と思う場面も出てきます。
そんな時に活用したいのが、「聴く力」です。聴く力とは、ただ相手の話に頷くだけではなく、相手の話を理解するために活用できる力を指します。
もし、理解できない話の内容が出てきた場合は、「〇〇ということは、〇〇という認識でよろしいでしょうか？」と確認します。話の内容がズレている場合は、相手から「あぁ。それは〇〇という意味です。」と補足説明を得ることができます。
相手が伝えてきた内容を理解できないまま先に進めると、その後のコミュニケーションに不安が生じる可能性があるため、その場で理解しておくことが重要です。
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非言語を「伝える力」
非言語的なコミュニケーションは、言葉以外で情報を伝える方法のことを指し、声の調子や表情などが非言語的なコミュニケーションはその一例です。
相手と会話でコミュニケーションをとるためには、相手が話しやすい雰囲気を作る必要があります。
相手が話しやすい雰囲気とは、「あなたの話をしっかり聞いていますよ」ということを示し、相手が話しやすいと感じる空気感です。それを具現化するために、「相づち」が効果を発揮することがあります。
ただし、相づちの使い方には注意が必要です。「なるほど、なるほど」「はい、はい」など同じ言葉を使う相づちは、相手を不快にさせる可能性があります。相手が「軽蔑されている」と感じ不快な気持ちを抱かないように、正しい言葉を選びながら相づちを使うことが大切です。
相づちの使い方に悩んでいる場合は、「勉強になります」といった敬意の意を示す言葉や「正しい通りです」「その通りですね」といった表現を使うと良いでしょう。
非言語を「読み解く力」
コミュニケーションを成立させるためには、相手の感情や言葉から相手の本心を読み取る力が必要です。
時に人は、表情と発している言葉が一致しないことがあります。そういった場合は、本心でない言葉を発している可能性が高いと考えた方がいいでしょう。
言葉だけではなく、声のトーンがいつもより低くなる、目線が下に下がるなど些細なサインをキャッチし相手の本音を観察することが「非言語を読み解く力」です。
相手の非言語的なサインを理解することで、相手の本音をある程度理解することができれば、適切なコミュニケーションを取ることが可能になります。
ただし、初めて対面する相手に対しては些細なサインを見極めることが難しくなるため慎重に対応するとともに、相手に興味を持ってコミュニケーションを取ることが重要です。相手との関係性を円滑にするためにも非言語を読み解く力を見つけましょう。
「タイプ別アプローチ」については以下の記事を参考にしてください↓
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コミュニケーション能力を鍛える方法
鍛える方法にはさまざまな方法がありますが、ここでは会社内で鍛える方法を紹介します。
・短いコミュニケーションから取る
・結論から話しはじめることを意識する
・論理的にわかりやすく伝える
・相手の会話を傾聴する
・相手の話を最後までしっかり聴く
短いコミュニケーションから取る
コミュニケーション能力を鍛えるためには、できる限り実践で多くの経験を積むことが大切です。ただし、いきなりコミュニケーションを取る場をつくることが難しいと感じる方は少なくありません。そこで提案したいのが、エレベーター内での会話です。
エレベーターに乗っている短い時間で会話を完結する必要があるため、文章を要約することが必要となり、さらには相手の反応も観察することが求められます。はじめは、あいさつ程度の「今日は暑いですね。」の会話から少しずつ会話の内容を広げていくことがポイントです。
結論から話しはじめることを意識する
「コミュニケーション能力がない」と感じる人は、「自分の伝えたいことが相手にうまく伝わらない」と思う経験をしている方が大半かもしれません。
人に自分の伝えたいことを相手に伝えるためには、結果から話す意識をすることが重要です。
結論を相手に伝えることで、相手は話に集中してくれることはもちろん、「〇〇（結論）だから〇〇なんだ」と理解してもらいやすくなります。
結果から話す方法には、PREP法があります。
PREP法では、
・Pは「論点」で結論やまとめ
・Rは「理由」で理由
・Eは「例」で事例や具体例
・Pは「論点」で結論やまとめ
を指します。
このテンプレートにあてはめて話を組み立てると、相手に伝わりやすい話の内容を作ることも可能です。
PERP法については、以下の記事を参考にしてください↓
論理的にわかりやすく伝える
相手に自分の意図を伝えるためには、あいまいな表現ではなく数字や根拠を用いて客観的に伝えることが重要です。
例えば、「とても暑い日」よりも「昨日よりも4度上がって32度だから暑い日」と具体的な数字を使って表現することで、相手にも暑さの程度がより明確に伝わります。
つまり、数字で表現することで、同じイメージを共有しやすくなるといえます。
※数字をトークに入れると説得力が増す（３０秒動画）↓
相手の会話を傾聴する
相手とスムーズにコミュニケーションを取るには、相手に安心感と信頼感を持ってもらう必要があります。そのためには、「あなたの話を聴いていますよ」という姿勢を示すことが大切です。
自分は相手の話を聴いているつもりでも、相手は「話を聴いてもらっていない」と感じてしまうことがあります。
聴いているということを相手に感じてもらうには、目を見る、体を相手側に向ける、うなずきや相づちをする、メモをするなどの姿勢が必要です。
相手の話を最後までしっかり聞く
相手の話を聞いている途中に「これはどういうこと？」「これについて確認したい」など疑問や質問が出てくることも少なくありません。
そんなときでも、相手の話を最後まで聞くことを意識しましょう。相手の話の途中で疑問や質問をした場合、相手は「話の腰を折られた」と感じてしまいあなたに対して「話しにくい相手」と認識を持ってしまう可能性が高くなります。
もし、質問や確認したいことがあった場合には相手が話をすべて終えて自分の話す番になったときに「○○について質問してもよろしいでしょうか？」と確認するようにしましょう。
コミュニケーション能力を鍛えることは難しくない：まとめ
コミュニケーション能力を向上させることは難しくありません。
相手に興味を持ち相手を知る努力をすることを軸として、言語的と非言語的なコミュニケーションスキルを身につけることでコミュニケーション能力を持つことも可能でしょう。
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