プライベートでは、他人とのコミュニケーションについて悩んだことがないのに、仕事となると、日頃のコミュニケーション能力が発揮できません。
取引先と意思疎通がうまくいかないのは、自分が営業に向いていないからではないのか……。
自分の考えが相手に理解してもらえなかったり、相手のニーズをうまくくみ取れなかった経験から、ビジネスコミュニケーションというものを難しく捉えてしまっているのではないでしょうか。
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営業教育日本一 ミリオンセールスアカデミー®主宰
台本営業®コンサルタント加賀田裕之です。
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本記事では、
・ビジネスコミュニケーションとは
・ビジネスコミュニケーションはなぜ必要なのか？
・ビジネスコミュニケーションに求められる3つの要素
・ビジネスコミュニケーションのスキルを高めるためのポイント
をお伝えします。
「ビジネスコミュニケーションが苦手」「どうしたら相手に伝わりやすくなるの？」と悩んでいる方は、ビジネスコミュニケーションを身に付けて、仕事をさらに充実させましょう！
目次
ビジネスコミュニケーションとは
ビジネスコミュニケーションとは、ビジネスにおいて必要なコミュニケーションを指します。手段としては対面や電話、他にはメールやチャットが挙げられ、取引先とのコミュニケーションだけではなく、上司や同僚、部下との意見交換や報告も該当します。
ビジネスコミュニケーションはなぜ必要なのか？
ビジネスマンにとってビジネスコミュニケーションが必要な理由として次の３つが挙げられます。
-
- 相互関係を深めることができる
- 信頼関係が築ける
- 人間関係のネットワークが広がる
それぞれの理由について詳しく解説していきます。
相互理解を深めることができる
ビジネスシーンにおいては、相互理解が重要です。
たとえば、取引先との交渉時、自分では取引先にきちんと自分の考えを伝えていたつもりだったにも関わらず、相手にはうまく伝わっていなかったとします。自分の考えが伝わらないどころか、それ以上交渉を進めることは難しくなるでしょう。
そのような状況を回避するために、メールやチャットでやり取りする方法もありますが、常に活字を利用して情報交換するわけにはいきません。
電話や対面でもスムーズな情報交換を実現するためには、相手の考えを理解し、自分のことも理解してもらう関係性が必要です。
そのためには、相手の抱える課題や悩みを瞬時に察する力、そして、自分の考えを素早くまとめ、わかりやすい言葉でシンプルに伝える力を身につけることが求められます。それによりうすることにより「言った」「言わない」というトラブルを回避できるだけではなく、相手に安心感を与え、円滑な人間関係を築くことも可能です。
また、お互いの価値観や考え方を理解することには、目標が明確化し、組織の生産性を向上させることができるというメリットもあります。
他の社員とのコミュニケーションがうまく取れていないと、同僚の進捗状況を把握できず、同僚と同じ作業を並行して進めてしまうかもしれません。一方で、同僚と相互理解を深めていれば、進捗状況を把握でき、今、自分が何をすべきなのか、どの作業を進めるべきなのかわかるようになり、非効率的な状況を回避できます。さらに、何かトラブルが起きた際にも、お互いにフォローし合うことができるため、組織全体の結束力も高まります。
信頼関係が築ける
ビジネスにおいて、信頼はとても重要な要素の一つです。
信頼関係が構築できていないと、報連相がおろそかになります。報連相がおろそかになると、業務の円滑化の妨げや業務上のミスが多発が多発するなど、仕事の生産性が低下てしまう原因にもなりかねません。その結果、労力がムダになり、自身のモチベーションも低下してしまう恐れもあります。
一方で信頼関係が築けていると、情報交換がスムーズになり、生産性が向上します。さらには、人間関係も円滑化するため、ポジティブな気持ちで仕事に臨めるでしょう。
では、信頼関係を築くためには、どのような行動を心がけるといいのでしょうか。
相手の話にしっかり耳を傾けることが信頼関係を築くための近道といえます。しかし、ただ、相手の話を聞くだけでは信頼関係を築くことはできません。「そうですね」を繰り返すばかりの反応や聞き流すような態度で聞いては、相手は安心感を得られないでしょう。信頼関係を築くためには、相手の悩みや不安に寄り添い、理解しようとする姿勢を見せることが求められます。
人間関係のネットワークが広がる
仕事のコミュニケーションをおろそかにしていると、相手の考えが理解できないだけではなく、人間関係が狭まるというデメリットもあります。
幅広い人脈を築くことには、さまざまな話題に触れる機会が増えるといったメリットがあります。その結果、より多くの情報を入手できるだけではなく、新しい価値観を知るきっかけにもなります。
さらにいざというときに助けてくれる仲間も増えるため、仕事で困難に直面した際にも解決しやすくなります。
ビジネスコミュニケーションに求められる3つの要素
ビジネスコミュニケーションを図るためには、次の3つのスキルを身につけることが求められます。
- 傾聴力
- 伝える力
- 理解力
それぞれの要素について詳しく説明していきましょう。
傾聴力
傾聴力とは、相手の話に耳を傾け、共感するスキルを指します。
ただ単に相手の話に耳を傾けるだけではなく、相手に「自分の話を真剣に聞いてくれている」という安心感を与えるような対応が求められます。
また、傾聴力を養うことには相手が話しやすい雰囲気をつくり出せるといったメリットがあります。同時に、相手の価値観を受け止められるようになるため、その結果、相手に信頼してもらいやすくなり、信頼関係構築も実現するのです。
さらに、傾聴力がある人は、相手の考えを瞬時に理解できる能力も長けています。何度も情報交換をする必要がなく、スムーズな業務遂行が実現するため、重要な仕事を任されやすいといったいい影響ももたらしてくれます。
伝える力
ビジネスコミュニケーションにおいて、伝える力も重要な要素の一つといえます。
コミュニケーションは、相手の話ばかりを聞いているだけでは、成立しません。
ビジネスシーンにおいては、自分の考えを相手に伝えることも求められますが、伝える力が十分に身に付いていないと、相手に自分の考えがうまく伝わらず、誤解されやすくなります。また、意見を押し付けているような印象を与えてしまう恐れもあり、円滑なコミュニケーションを図ることは難しくなるでしょう。
一方で、伝える力が身についていると、自分の考えを正確に理解してもらえるため、情報交換に時間を取られることなく、業務が円滑化します。さらには、相手に誤解されるリスクも軽減されるため、相手との距離も縮まり、短時間で信頼関係が築けるでしょう。
そのためには、伝える力を養うことが重要です。自分の考えをシンプルにまとめるように心がけること、そしてたとえ話を使うなど、相手がイメージしやすいように話を整理して伝えると、相手に自分の考え方が伝わりやすくなります。
理解力
傾聴力を高めると同時に、理解力を高めることもビジネスマンにとって重要なスキルの一つです。
相手の話に真摯に耳を傾けたとしても、理解力がないことには相手が何を求めているのか理解することはできません。そうなると、意思疎通がうまくいかず、信頼を得るのは難しくなるでしょう。
一方で、理解力を身につけていると相手が何をしてほしいのか、何を伝えたいのか瞬時に理解できるため、短時間での情報交換が実現し、相手に安心感を与えられます。
理解力を養うためには、視野を広げること、そして知識量を増やすことが求められます。そのためには、人脈は広いほうが有利です。さまざまな人とコミュニケーションを図ることにより、多様な価値観を習得でき、さらには相手の考えを正しく理解できるようになります。
その結果、仕事に対するモチベーションや生産性が向上し、組織全体の士気が高まるだけではなく、仕事に対しての充実感を高められるようになるというメリットもあります。
ビジネスコミュニケーションのスキルを高めるためのポイント
ビジネスコミュニケーションのスキルを高めるためのポイントとして、さまざまな価値観を持つ人がいることを前提にして、相手の話を聞くように心がけることが挙げられます。
ビジネスシーンでは、幅広い年齢層、さまざまな立場の方と対話することがあります。多様な価値観を認める姿勢でコミュニケーションを図ることで、相手の話に対して関心度が高まり、単なる相づちで終わらず済みます。その結果、相手にも安心感を与えられるでしょう。
また、相手の話に疑問を感じたら、積極的に質問することも重要です。積極的に質問することによって、相手に「自分の話に関心を持っている」と好印象を与えられます。さらには、相手の潜在ニーズを引き出せるため、信頼関係の構築にも繋がります。
そして、意見の伝え方にもポイントがあります。相手に伝える際には、結論から伝え、理由を述べるようにしましょう。そうすることにより、相手に自分の考えが伝わりやすくなります。さらに、根拠を一つだけではなく、複数用意しておくと、人々の価値観の多様化に対応できるため、相手に納得してもらいやすくなります。
ビジネスにおけるコミュニケーション能力を身に付けるとスキルアップが目指せる：まとめ
ビジネスにおけるコミュニケーション能力を身に付けると相互理解を深められる上に、相手との信頼関係も築けます。また、コミュニケーションを図ることにより、社内だけではなく、社外にもビジネスに役立つ人間関係が築けるため、仕事の生産性が向上するというメリットがあります。
そのため、ビジネスコミュニケーションは、「さらに仕事を充実させたい」と思っているビジネスマンには必要不可欠なスキルといっても過言ではありません。
ビジネスマンとして仕事を充実させたい方は、ビジネスにおけるコミュニケーション能力を高めることからはじめてみましょう。
なお、ビジネスコミュニケーションは「傾聴力」「伝える力」「理解力」といった3つの要素を満たすことが求められます。
相手と話す際には、自分の価値観を押し付けるのではなく、相手の価値観を受け止めること、そして自分の考えも順序立てて説明するように心がけることが大切です。
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