本記事はこんな方におすすめです。
・顧客に手紙を書いたほうが良いと思うけどその文面がわからない。
・そもそも、手紙って今の時代に意味がある（効果がある）のかな？
読者（あなた）の悩み
よい例文があれば助かるんだけどな・・・
SNSが発達した現在、手紙を書く機会が少ないことから苦手意識をもつ人が多いと思いますが、営業マンが手紙を書くことのメリットは、とっても多いってご存じでしたか？
私は、医療に関する営業で未経験からわずか１年で表彰され、年収８桁のトップセールスマンになった、営業教育日本１ミリオンセールスアカデミー®︎台本営業®︎認定コンサルタントをしている黒木愛です。
私も最初の頃は、毎回「手紙が苦手だな～、例文ほしいな～」と思って顧客に手紙を書いていました。
なお、私は、営業の仕事をするようになってからは、顧客全員に手紙を書いています。
最初は、本を読んだりネット検索をしながら見本を探し、見込み客から担当した既存の顧客に至るまで、全員に書いてきたので、失敗も成功も多々経験をしてきました。
そこでこの記事では、目を止めてくれたあなたにだけ、簡単にマネできる例文を、シチュエーションごとにご紹介します。
コロナ禍で、テレアポや飛び込み営業などの営業活動が、前のようにスムーズにいきにくくなった昨今、営業マンが手紙を活用するのは、実はとっても有効な手段なのです。
今こそ手紙を活用し、成約率アップをしましょう♪
過去の私の事例を元に、成功する営業マン向け手紙例文をプロの視点でご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
目次
営業マンが手紙を書くメリットと効果4選
・手紙は、開封率が最も高い。
・手紙は、確実に主権者の手元に届く。
・手書きの手紙は一番、心に響きやすい。
・手紙は、手元に残りやすい。
では、上記４つの理由について、１つ１つ見ていきましょう。
営業手紙のメリット①手紙は開封率が高い
明らかにⅮⅯとわかる封筒だと、開封せずに、ゴミ箱へ行ってしまう事も多いですが、自分に宛てられた手紙は、
「何か重要なお知らせかもしれない」だと思われるから、開封してもらえるということですね。
さらに開封率を上げるには、切手を一般の切手ではなく、期間限定の切手（その時に販売しているものでよい）つまり特殊切手を貼ったりすると、より特別感が伝わります。
※実際に私が使用している切手たち↑
郵便局で購入する事ができますので、日ごろから常備しておくとよいでしょう。
営業手紙のメリット②手紙は主権者の手元に届く
送る相手が、特に大きな会社の役員や社長の場合だと、ⅮⅯは一旦、秘書さんや事務の方の手に渡り、仕分けらえるケースがあります。
必要がないと思われたⅮⅯは、チラシと同様の扱いをされ、主権者の手に届く前に処分されてしまうことも少なくないでしょう。
一方、手紙の場合は、プライベートの物との判断が、周囲は出来ないため、勝手に処分する秘書さんや社員はいない事から、ほぼ確実に、主権者（商談したいと思っている相手）の手に届き、開封してもらえる確率がぐんと上がるというわけです。
また、テレアポの際、主権者（商談したいと思っている相手）に取り次いでもらえない時も、手紙を郵送したことで、主権者の目にとまり、取り次いでもらえるようになったケースもあります。
私は、ずっと電話をとりついでもらえなかった大手企業の社長さんから、手紙きっかけに、先方から電話をかけていただき、商談をする事ができた経験があります。
つまり、テレアポや飛び込み営業で相手にされなかった営業マンも、手紙の効果によって、心の入り口を少し開けてくれるチャンスに恵まれる事があるのです。
営業手紙（セールスレター）のメリット③心に響きやすい
あなたには、こんな経験がありませんか？
行きつけの美容院やサロンから、年末年始や季節の挨拶等でハガキが送られてきた際、その中の手書きの一言メッセージに癒され、心温められたことがあるという声を多く聞きます。
美容院が定着していなかった人も、以前行った美容院から手書きのメッセージが届くと、ちょっと嬉しい気持ちになるので、また、その美容院へ足を運んだという経験を持つ人もいらっしゃるでしょう。
デジタル化が進むなか、美容院からはがきで送られてる担当者の休みのお知らせがくると「あ！予約しなきゃ」って気になる。実際の予約はLINEなんだけど、重い腰をあげてくれるのは手書きのはがきなのです。
— 株式会社ペコプラ (@pecopla) December 7, 2021
前行った美容院からはがき来てた（＾＾）💕
手書きで、しかも話してた内容とかも書いてて
嬉しい🙌 「見てみ」とか「おいでー」とかなんかいいな～ 良い人だった😊💓 pic.twitter.com/6tXMMvxXQZ— ゆき (@yk1223ok) July 27, 2016
メールが主流だけどさ、やっぱり手書きって素敵だなぁって思うよ。
この前行った美容院からはがきが来たの。
こういうのがあるとまた行きたくなるよね完璧に操られちゃいました
— ゆー (@yuuyuu123da) June 5, 2011
そうなんです。
ポイントは、手書きである事が、大切です。
なぜ、手書きの方が良いのかというと、手紙の一文字一文字には書いた人の心がこもっているからです。
営業マンが送る手紙の相手がよく知らない人だとしたら、なおさらです。
知らない人に対する警戒心が、手書きの手紙によってほぐれ、信頼関係ができる最強のコミュニケーションツールになっていくのです。
ここで、
字はキレイな方が当然、好印象を与えます。
汚すぎるなら、印刷の方がよいと考える人は、実にもったいないです。
字が汚い人にはお勧め
私も、字が汚い方だったので、「印刷の方が相手に失礼にならないのではないか」と思った事がありましたが、印刷の手紙では手書きには勝てません。
その為、私が実践した事は、本屋さんで売っている『字が綺麗になる練習帳』を買いました。
1日10分でも良いので、なぞっていると、不思議とだんだん字が上手になるんですよね。
会社で中でも「愛ちゃんは字が汚いね～」と笑われていた私が、練習帳で字の練習をするようになってからは劇的に変わり、みんなから「字、きれいになった！！」と話題になった事があるくらい変わる事ができました。
字はキレイな方が、汚いよりも人生得をしますよ。
「あなたの字が好きです」なんて言われて結婚した人もいるくらいですから(^_-)-☆
もし、あなたの字が汚い事で手紙を書く事を躊躇していたならば、ぜひ、500円くらいで本屋さんで購入できますので、練習帳で字の練習をしてみてください。
確実にきれいになります！
例えばこういう練習帳でオッケーです。
ちなみに、練習を止めると、汚い字に戻ってしまうので、続ける事が大切ですよ。
また、裏技のようなことにはなりますが、筆ペンを使用する事で、字に味わいが出ることから、綺麗に見える事もあります。
ぜひ、あなたが書きやすいと思える筆ペンを探してみてくださいね。
手書きの手紙を書いて、相手の心にあなたの想いを届けましょう。
営業手紙（セールスレター）のメリット④手紙は手元に残りやすい
よく知らない人や企業からメールが届いたら、迷惑メールかと思って開かずに削除されてしまう可能性がありますよね。
毎日届く膨大なメールから、本来大切であるはずのメールさえも、時に見落とす事だってあるわけですから、営業メールは、より見てもらえないというわけです。
でも、手紙はメールと違って、物質的に存在する事と、手紙には特別感を感じるパワーがある為、手元に残りやすいのです。
手元に残りやすいことから、送ったばかりの頃はタイミングじゃなかったけれども、タイミングが来た時に、先方から連絡が来ることもあります。
営業とは、実にタイミングが一致した時が契約の時なので、手紙がそのタイミングを繋いでくれることがあるのです。
営業マンが手紙を書く時の注意点
①単なる売り込みの手紙は書かない
②事例はわかりやすい表現を使う事。
③長い文章は書かない事。
④めんどくさいなと思わないで書くこと。
まず、以下の事例をご紹介します。
お世話になっております。
株式会社●●の〇〇と申します。
この度、御社△△にて、広告を配信させて頂きたくご連絡いたしました。
弊社の特長としましては、ネットワークなどを挟まずに直商流で広告配信することにより、他社さんよりも高い単価を実現できております。
つきましては詳細なご説明をさせて頂きたく、オンラインミーティングにてお時間頂けますでしょうか？
ご検討可能でしたら、来週以降にて日程調整させて頂ければと思いますので、お返事頂けますと幸いです。
お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
参考:直近の収益改善事例としては以下のようなものがございます。
●●△△
●●△◆
これは実際に私が貰ったレターです。
この文章のどこが悪いという事ではないのですが、当たり障りない、どこにでもある文章なので、さらっと読まれてしまうだけでメールなら放置、手紙なら処分されてしまう可能性が高いです。
単なる売り込みのメールや手紙は、「うるさい」「関わりたくない」とより警戒心が募ってしまいます。
さらに最後の事例もわかりずらかったら、よりスルーされてしまうでしょう。
また、3枚も4枚も思いを長々と綴っている長い手紙も、飽きられるだけでなく警戒心をさらに広げてしまいます。
手紙は、2枚程度に収まるくらいで伝えるとよいでしょう。
手紙は冒頭で、『心が伝わるから印象に残る』というお話しをしましたが、めんどくさいと思ったら、やっぱりそういうネガティブな気持ちも相手に見抜かれてしまうんですよね。
面倒だなと思ったら、その日は書かない方がよいでしょう。
手紙の例とはすこし反れますが、こんな事例があります。
私が、大手企業の医療系営業をやっていた時代の事なのですが、月に2,000通のⅮⅯを発送していた際、圧倒的に周囲よりも顧客からの反響率が高かったのです。
そのⅮⅯには、商品説明と一緒に返信ハガキ（興味がある人が資料請求をしてくれるといった返信ハガキ）が同封されていて、顧客からのお返事率が高かったという事です。
嘘かと思うのですが、私がやっていた事があります。
それは、心を込めて発送をするという事です。
送るⅮⅯのすべてに手を当てて、心を込めて送っていたのです。
手書きの手紙ならなおさら、気持ちが込められますので、ぜひ面倒だと思わずに、顧客を思いやって書ける時に手紙を書いてくださいね。
営業の手紙を書く際の例文：シチュエーション別
本項目では、実際に営業の手紙を書く時の例文をポイントを、新規開拓の場合と既存顧客に送付する場合に分けてシチュエーションごとにご紹介します。
※参考：筆ペンを利用すると上品な手紙を書くことができます↓
新規開拓（白地顧客）への手紙・例文とポイント
拝啓
（時候の挨拶）、貴社におかれましては、益々ご清祥の事とお喜び申し上げます。
突然のお手紙に、驚かれたかと存じますが、どうかお目通しいただけますと幸いです。
私は、成果報酬型のSEO対策を行っている会社の、〇〇株式会社△△部の〇〇〇〇（フルネーム）と申します。
わたくしは〇区を担当しておりまして、〇区で、将来性のある頑張っている社長様にお手紙をお送りいたしております。
かねてから御社のホームぺージを拝見させていただいていており、〇社長様の企業にかける熱い思いがずっと心に響いております。
また社員の皆様の将来に対して熱心なところにも、感銘を受けました。
そこでぜひ、〇社長ならびに、〇社長の大切な社員の皆様のさらなる繁栄のために、お力添えをさせていただきたいという一心で、ご手紙をお送りいたしました。
お忙しい中お手数かと存じますが、ぜひ1度、ご挨拶ならびにお話をさせていただく機会をいただけませんでしょうか。
何卒ご検討の程、よろしくお願いたします。
敬具
追伸、私共の事例を参考資料として同封させていただきます。
※と書いて成功事例を同封する
新規開拓のポイントは、だれでもかれでも数多くの人に出しているわけではなく、『あなたに送っていますよ』とピンポイントで送っている事をアピールする事が、心に留まりやすいポイントになっています。
相手の事を誉める部分も、相手の心に届く大切なポイントでもあります。
この例文は、実際に私が使っていたフレーズを散りばめていて、テレアポでアポが取れなかった年商100億以上の企業様の社長から直接電話を折り返し頂き、成約につながった事例でもあります。
今回は、このホームページを訪れていただいた貴方にだけ、特別にご紹介させていただきましたので、新規開拓の手紙に困っていたら、使ってみてください。
良い事が訪れるかもしれません(^_-)-☆
なお、先方から電話を待つだけでなく、手紙を送ってから5日後くらいに電話をかけてみてくださいね。
既存の顧客への手紙・例文とポイント
既存の顧客へは、定期的に手紙を送る事をお勧めします。
というのも、やはりメールだと埋もれてしまうケースが多々あり読まれないですし、手元に残らない分心にも残りません。
手紙は、相手が都合の良い時間に読む事ができるので、相手の時間を奪わない事から、嫌われないというメリットがあります。
また物質的に残る為、心にも残ります。
送るタイミングは、契約直後、契約から1か月後くらい、年賀状、暑中お見舞い、誕生日、結婚記念日等。
あまり送られすぎても慣れられてしまう為、感動も薄まりますので、上記程度でよいのではないでしょうか。
既存客への手紙のポイントは、以下になります。
・人間味がでるように書く。
・あまりビジネスライクになりすぎないよう注意
・時に前回お話をしたエピソードを交える。
・売り込みをしない。
既存客手紙例文：契約後の手紙
謹啓 陽春の候、貴社におかれましては、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
先日は、ご多忙のところ、私共のお話をじっくりお聞きいただきました上、ご縁を頂きまして、誠にありがとうございます。
〇様の担当をさせていただけることは、わたくしにとっても、やりがいと誇りになりました。〇様のご期待を裏切らないよう、わたくしも精いっぱい担当として尽力いたしますので、よろしくお願いいたします。
なお本日は、今後のスケジュールと資料一式を送付させていただきましたのでご確認ください。ご不明点やご要望がございましたら、いつでも遠慮なくご連絡いただければと思っております。
改めまして、多数ある企業の中から弊社を信じ、お選びいただきました事に敬意を込めまして、書中にてご挨拶とさせていただきます。
今後とも末永くよろしくお願いいたします。
敬具
既存の顧客に対しての手紙で一番重要な手紙とも言える、契約直後の挨拶文です。
クーリングオフを回避する役割もしてくれる手紙となります。
失礼のないよう、そして「あなたが契約してくれた事がとても私の誇りになっています」という誉めトークも交える事がキャンセル止めの効果を最大に発揮してくれます。
今後の関係の良好にしてくれる役割でもある手紙のタイミングでもありますので、丁寧かつ、心を込めて手書きで書いてくださいね！
既存客手紙例文：誕生日の手紙
〇〇様、お誕生日おめでとうございます！
秋（季節）を感じる気配になりましたね。
〇〇様にとって、秋は特別な季節だと思いますが、芸術の秋、読書の秋、食欲の秋、どんな秋を楽しまれていらっしゃるのでしょうか。（私は専ら食欲の秋です…）
〇〇様のこの喜ばしい日を、わたくしも担当者として迎えることができ、とてもうれしく光栄に感じております。
この1年が幸せに溢れますように、わたくしも引き続きお手伝いさせていただきますので、今後ともよろしくお願いいたします。
〇〇様にとって幸多き1年となりますように。
既存客手紙例文：未契約の既存客へのセールスレター
先日は、お忙しい中、貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。
私共の●●にご興味を頂き、ご連絡を頂きました事を大変うれしく思っております。また、先日は限られたお時間の中で、わかりにくい点はなかったでしょうか。
ご商談の際、〇様がおっしゃっていた、〇について、とても感銘を受けました。〇様の温かいお人柄に触れ、より、お役に立ちたいと言う思いが強まるばかりです。
先日、お話をお聞きし、〇様が求めていらっしゃる、〇と言う点につきましては、わたしどもの〇〇という強みが、お力添えできると自負しております。
いえ、必ずや、お役立ちできる事をお約束いたします。つきましては、改めて、〇〇について再度お時間をいただけませんでしょうか。
改めて日程について、お電話させてください。
何卒、よろしくお願いいたします。
上記に例文については、顧客と1度は商談が済んでいるのですが、ご契約には至っていないケースの既存客に対してお送りする手紙の例文です。
商談が終わってから、相手からyesの返事を貰えず、かといってはっきり断られていないと、ずるずる年月が過ぎていってしまう事があります。
そんな時は、手紙を送る事が契約に近づけるとても有効的な手段になります。
再び顧客に会ってもらう為には、相手のメリットを伝える事と、営業マン自身が好かれる事も大切なので、熱心な想いを伝える点がポイントになってくるでしょう。
注意点は、手紙に圧を入れない事と、売り込みすぎて、商品説明をしないことです。
誠実さを手紙に副えて、ぜひアプローチしてみてください。
営業マンが手紙を書く時のポイント
※参考：趣のある切手たち↓
時候の挨拶からはじめる
時候の挨拶とは、手紙やハガキの冒頭の頭語に続く、書き出しの言葉のことです。
季節に合ったご挨拶をするのは、四季の豊かな日本ならではの伝統的な習慣ですが、時候の挨拶から手紙が始まると、より丁寧な印象を与えることができます。
あなたの誠実さが伝わるでしょう。
※参考：趣のある切手たち↓
手紙を送付した理由と、自分が何者なのかを短くわかりやすく伝える
顧客は突然の知らない人からの手紙を、胡散臭いと感じがちです。
その為、あなたが手紙を送った理由と、あなたがどんな人間なのかを端的に伝える必要があります。
ダラダラ長く書いてしまうと、人は読んでいて飽きてきますし、返ってつたわりにくくなります。
前半の例文をご覧ください。
『私は、成果報酬型のSEO対策を行っている会社の、〇〇株式会社△△部の〇〇〇〇（フルネーム）と申します。』
と、かなり短くまとめていると思いませんか。
ひと目で、どんな人でどんな会社なのかが分かるように、書きました。
営業の手紙は『最初の5行までが9割』その後、読んでもらえるかもらえないかが決まります。
あなたの商品及びサービス等のメリットを端的に伝える
手紙には、あなたが提供できる商品及びサービス等が、顧客にとってどのようなメリットがあるのか、端的にわかりやすく伝える事が大切です。
その際、あなたのこれまでの顧客が、あなたの扱っている商品やサービスを導入した際に、どんな変化が起こったのか、数字を加えてわかりやすく事例で伝える事がとても大切なのです。
更に「自分の場合は、どうなるのか」がわかるように具体例を伝える必要があります。
私にも、時々営業のセールスレターが届きますが、事例の数字が書かれていても、それは私にとってメリットがあるのか、またはないのかが、よくわからない書き方をされている企業の方も、正直いらっしゃいます。
私は、サイト運営も行っているのですが、「他社さんは〇％アップしました。」とだけ事例を言われたのですが、自分とその人は違うので、自分の場合がどうなるのかがよくわからず、連絡をしていません。
一方、「本来は〇％ですが、御社は特別に今取り入れていただければ、〇〇％の割合でやらせていただきます。」という言い方をされた企業さんからの連絡に、メリットが伝わったので契約をしました。
自分（契約してもらいたい相手）の場合を数値化してもらえるとより伝わります。
もし具体的に、数字を見える化できないのであれば、実現出来そうな数字を提案してみて、商談の機会をもらってください。
手紙は繰り返し送り続けること
既存客に手紙を送り続ける最大のメリットは、『単純接触効果』を得ることができます。
人は接触機会が多い人に心を開くという心理の事で、テレビCM等でも、この単純接触効果を利用したマーケティングが使われています。
初めて聞いた商品よりも、何度も目にしたり聞いた事のある商品を「信用できる」と感じる方が多いのは、この心理からなのです。
定期的に顧客と直接接触する事は難しいですが、手紙ならだれでも叶う、接触の機会です。
※参考：趣のある切手たち↓
手紙であなたとの交流を取っている事で、親近感もわいてきますし、商品に対する信頼性が増すので、顧客が必要となったタイミングが来た時に、他社よりも一歩リードすることができるのです。
営業手紙の例文・書き方：心をつかむセールスレターで成約率がアップ！【実体験】まとめ
では、今回のおさらいでまとめです。
- ①テレアポの前
- ②テレアポの後
- ③商談後
- ④季節ごとに理由をつけて
- ⑤お誕生日や経営者ならば会社の創業に合わせてお祝いのお手紙
- ⑥契約後
- ⑦結婚記念日
- 手紙を習慣化すると、商談で断られても、これで終わりじゃない事が、きっとわかるようになりますよ。
- 顧客の記憶に残す事に成功しているわけですから、今客じゃない方も、そのうち客に代わり、買うタイミングが来た時に顧客は、あなたから買ってくれるでしょう。
- 何度断られても、心を込めて手紙を書き続ける事で、あなたの成約率が必ずアップする事をお約束します。
「そうはいっても難しいな～出来るかな～」と不安に感じたあなたへ。
大丈夫です♡
あなたも購買心理に基づく台本営業®︎メソッドに、ご興味が湧いてきたらミリオンセールスアカデミー®︎無料メルマガで最先端の営業スキルを体得してください。
即座に成果を出したいご事情があれば、私も認定講師として所属しているミリオンセールスアカデミー®︎「台本営業®セミナー」で売れる営業台本を作成してみてはいかがでしょうか？
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